Um Auftragsinhalte an eine Agentur punktgenau zu vermitteln, ist es für Marketingleiter und Projektleiter wichtig, das Briefing so konkret wie möglich zu gestalten:
Dies gilt für Anzeigen genauso, wie für eine Kampagne und vermeidet Ärger und Verschwendung von Geld und Zeit.
Wichtige Tipps für das Agenturbriefing:
Vorweg sollten Sie klären, ob es sich um ein Kreativbriefing (Projektbezogene Werbemittel) oder ein Strategiebriefing (Unternehmens-/Kampagnen-/Produktausrichtung) handelt. Wir möchten Ihnen hier einige Faktoren für ein Kreativbriefing nennen:
1) Formulieren Sie konkret die Aufgabe!
Stellen Sie genau fest, welche Erwartung Sie an die zu erbringende Leistung haben und formulieren Sie sie genau aus: Was ist zu tun und was soll erreicht werden?
2) Dies gilt auch für die Formulierung der Ziele.
Welche Zielgruppe soll erreicht werden, welche Ziele erwarten Sie? Kurz und konkret sollte diese formuliert sein.
3) Liefern Sie gebündelte Informationen!
Eine kurze Unterhaltung am Telefon wird nicht ausreichen. Je nach Projekt sollte hier mehr oder weniger tief eingestiegen werden, z. B. mit Analysen. Immer wichtig: Was ist bisher gelaufen, welche Werbemittel gab es vorher, welche weiteren Konzepte sind in der „Bahn“. Was finden Sie wichtig? Was macht die Konkurrenz?
4) Ansprechpartner in der Agentur
Lassen Sie sich im Vorfeld die Ansprechpartner nennen. Damit vermeiden Sie, dass sie wechselnde Ansprechpartner haben, die wohlmöglich wieder neu gebrieft werden müssen. So erfahren Sie im Vorfeld bereits, ob es zum Teamwechsel während des Projektes kommen kann oder ggf. jemand zeitweise sicher nicht dabei sein wird.
5) Zeit- und Kostenplan
Genaue Zeit- und Kostenvorgaben, die Sie sich von der Agentur bestätigen lassen sollen, sind wichtig. Planen Sie „Schulterblicktermine“, d. h. kurze Meetings, bei denen Sie auf die Fortentwicklung der Kreativarbeit schauen, sind von Vorteil. So verhindern Sie die Fortschreitung vorhandener Missverständnisse und das Verfolgen falscher Ansätze. Jede Abweichung von Kosten- und Zeitplan sollte schriftlich dokumentiert werden.
6) Hintergründe abklären
Gibt innerhalb Ihres Unternehmens Akzeptanz für das Projekt? Wer entscheidet über das Projekt, wer gibt es letztendlich frei? Für die Agentur ist es entscheidend, von wem sie gebrieft wird und wer letztendlich die Freigabe erteilt. Während des Projektes sollte dies geklärt werden und die Agentur darauf hingewiesen werden. Von Vorteil ist immer, dass der, der die Freigabe erteilt, im Laufe des Projektes einen Zwischenstand erhält und die Ergebnisse nicht erst kurz vor Drucklegung oder Livegang sieht.
7) Protokolle
Insbesondere bei länger laufenden Projekten sollten Sie oder die Agentur Protokolle über Meetings oder Telefonate führen. So können im Nachhinein Vereinbarungen besser nachvollzogen werden.
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